Zakelijke brieven schrijf je meestal naar een onbekende. Daarom moet het register beleefd en formeel zijn. De regels voor de vorm van zo'n brief liggen strikt vast. Als je een zakelijke brief schrijft, doe je dit het best volgens de BIN-normen. Die zijn er als volgt uit:
1.) Alle onderdelen van de brief (behalve de datum) komen tegen de linkermarge op 33 mm van de bladrand.
2.) Het eerste adres is dat van jezelf. Het komt op 20 mm van de bovenrand. 20 mm lager komt het adres van de geadresseerde. Ter hoogte van je naam (eerst voornaam, dan familienaam) komt aan de rechtermarge, op 20 mm van de bladrand, de datum. De plaatsnaam vermeld je alleen als die niet overeenkomt met je eigen woonplaats. Tussen plaats en datum (jaar-maand-dag) plaats je geen komma.
3.) Twee centimeter lager dan het adres van de geadresseerde kun je het onderwerp van de brief aangeven. Meestal wordt deze zin vetgedrukt. Is het onderwerp geen grammaticale zin, dan hoef je geen hoofdletter of leesteken te gebruiken.
4.) Eén centimeter onder het onderwerp volgt de aanspreking . Die begint steeds met een hoofdletter, maar wordt nooit gevolgd door een komma. Beleefde aansprekingen zijn:
Voorbeelden:
Geachte heer
Geachte mevrouw
Geachte heer en mevrouw De Schutter
Geachte heer directeur
Als je niet weet of een dame of een heer de brief zal lezen, schrijf je het beste:
Geachte heer
Geachte mevrouw
5.) Een regel lager volgt de eigenlijke tekst die je het beste onderverdeelt in alinea's. Alinea's worden gescheiden door witregels en springen nooit in.
6.) Een regel onder de laatste alinea volgt de slotformule. Die begint steeds met een hoofdletter en eindigt zonder leesteken.
Voorbeelden:
Hoogachtend
Met vriendelijke groeten
7.) Drie centimeter onder de slotformule schrijf je je naam (voornaam en familienaam). De ruimte ertussen gebruik je voor je handtekening.
Zie hieronder een voorbeeldbrief: